Saiba por que reuniões em equipe podem destruir o seu negócio

Saiba por que reuniões em equipe podem destruir o seu negócio

Você tem o hábito de realizar reuniões em equipe? Eu sei que você deve estar se questionando qual a razão do fato de se reunir com seus colaboradores (ou não) pode ser fatal para os seus resultados.

A verdade é que o volume de reuniões em equipe realizadas dentro de uma empresa, podemos ter um indício do patamar de produtividade e o nível do clima organizacional.

Empresas que tem por cultura realizar dezenas de reuniões por semana ou por mês, costumam ter um nível de produtividade muito baixo. Já as empresas que não fazem reunião alguma, tem a tendência de possuírem baixos índices de satisfação dos funcionários.

Acredito que esta variável, também pode estar condicionada a maturidade de negócio. Empresas mais consolidadas no mercado, normalmente, realizam pouquíssimos encontros internos, já organizações iniciantes, costumam pecar pelo excesso de reuniões.

Independente de qual seja o seu momento, avalie a quantidade de reuniões e o objetivo de cada uma delas. De forma geral, a maioria das reuniões são desnecessárias, se tornam uma ação para postergar decisões, e trazem improdutividade.

Estudos apontam que a nível de gerência, os profissionais dispensam 50% do tempo em reuniões. Já a nível de diretoria, ou seja, você empreendedor, este índice sobre para 75%.

Você tem gastado a maior parte do seu tempo, do seu dia, em reuniões? Cuidado, este é um sinal de alerta, e que pode ser o vírus do insucesso instalado no seu negócio.

O mesmo vale, se não estiver acontecendo nenhuma reunião. É preciso no mínimo avaliar indicadores de performance, incentivar a participação de ideias e transmitir conhecimento para sua equipe. Mas não exagere, as reuniões precisam ser estratégicas e voltadas para resultado.

O pai da Administração, Peter Drucker, já dizia: “As reuniões são, por definição, uma concessão a uma organização deficiente. Ou se trabalha, ou faz reuniões. Não dá pra fazer as duas coisas ao mesmo tempo”.

Busque plantar uma cultura de eficácia na gestão do seu negócio. E para compreendermos eficácia, vamos entender a diferença de eficácia e eficiência.

Eficiência é fazer certo as coisas. Eficácia é fazer as coisas certa. Você pode estar sendo muito eficiente na condução de reuniões na sua empresa. Mas será que estas reuniões são eficazes para os resultados que você está buscando?

Dito isso, vamos a 4 dicas práticas, para você elevar o nível de produtividade e implementar esse novo DNA Empresarial.

1. Defina um objetivo claro

De forma reta e direta, fuja da divagação. Uma reunião precisa ter um objetivo claro a ser cumprido. E para que isso aconteça, você precisa liderar. É comum que as pessoas busquem falar de problemas, então é sua função influenciá-las a trazer a solução.

Quando alguém abordar um assunto que não faça parte do objetivo da reunião, não ouse em interromper de forma assertiva. A reunião precisa tratar apenas do assunto principal e não fugir para outras áreas.

Em um primeiro momento, sua equipe pode se sentir um pouco desconfortável com seu pragmatismo. É natural, eles possivelmente ainda não tem maturidade para entender a importância disso. Com o tempo, eles vão ver que você está fazendo o melhor pela empresa e por eles, acredite!

2. Estipule tempo de início e fim

Toda reunião precisa ter um tempo rigoroso de início e fim. De forma geral, eu recomendo que não ultrapasse 30 minutos, no máximo, mesmo.

Aqui na GGV, realizo com meu time de Marketing, o que chamamos de “Stand Up Meeting”. É uma reunião de 5 minutos, em que ficamos em pé. Justamente para gerar desconforto e sermos objetivos.

Todos, pela manhã, prestam conta das atividades que foram realizadas no dia anterior e abordam quais são suas principais atividades a serem realizadas durante o dia. É uma forma de estar alinhados com os projetos, priorizar atividades e saber o que cada um da equipe está fazendo.

Esta é só uma ideia para você implementar. Mas seja exigente e faça a gestão do tempo de cada reunião.

A única exceção, deste caso, é se você for realizar algum treinamento para seu time. Investir em conhecimento, vale a pena.

3. Escolha as pessoas certas

Um dos principais fatores de improdutividade na sua equipe, pode estar no número de pessoas que você envolve nas reuniões.

Escolha apenas os profissionais essenciais para estarem presentes. Lembre-se que menos é mais. Pergunta-se duas coisas:

  1. Esta pessoa está diretamente envolvida sobre o tema da reunião?
  2. Qual será o impacto para a empresa de esta pessoa não participar deste encontro?

De acordo com estas respostas, você terá um direcionamento para definir quem deve estar envolvido em cada reunião, e que de fato, irão agregar valor para o momento.

4. Tome decisões

As reuniões precisam estar relacionadas com tomada de decisão. Se não houver nenhuma tomada de decisão, ela simplesmente não faz sentido, na grande maioria dos casos.

É comum as reuniões se tornarem uma armadilha para procrastinação. Defina os prazos que as decisões precisam ser realizadas e seja fiel a eles.

Além disso, relembre às últimas 3 reuniões que você participou. Quais foram as decisões que foram alinhadas nesta reunião? Qual o nível de importância delas? Fazer reuniões para micro decisões também não faz sentido. Elas precisam ter relevância para organização.

Conclusão

Empreendedor, aplique estas mudanças na cultura organizacional do seu negócio, avalie a quantidade e qualidade das reuniões que você realiza hoje, e busque um equilíbrio.

Se você faz reuniões por demasia, não zere, mas enxugue o máximo possível. E se você não organiza encontros com sua equipe, inicie esse processo, porque a comunicação interna pessoal também é importante. Mas com assertividade e objetividade, sempre!

Se você gostou deste artigo, compartilhe com outros empreendedores e com sua equipe. Tenho certeza que vai fazer a diferença na vida profissional deles, assim como fez na sua.

Grande abraço!



Autor: Leonardo Beling
Publicitário, especialista em Planejamento e Gestão de Negócio e Coach, é apaixonado por assuntos ligados a empreendedorismo, inteligência emocional e alta performance. Diretor de Markerting da GGV, semanalmente escreve para o blog GGV e grava vídeos de conteúdo para as redes sociais. Locutor e compositor nas horas vagas.

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